System zaprojektowany z myślą o zastąpieniu tradycyjnej wymiany dokumentów

między trzema stronami w procesie dystrybucji towaru:

  1. dostawca,
  2. odbiorca,
  3. przewoźnik/kierowca.

Przypadek użycia (na podstawie dokumentu WZ)

1. Kierowca przyjeżdża do magazynu, konieczne są podpisy dokumentów.

Obieg dokumentów w standardowym przypadku to przekazywanie sobie papierowych wydruków, które mogą przenosić wirusy (np. Koronawirus/COVID). Okoliczność wymagają skróceniu dystansu. Może dochodzić do wspólnego korzystania z długopisów, sprzętu komputerowego oraz dokumentów.



Przygotowanie stanowiska w magazynie:

  1. Za pomocą przeźroczystej plexi oddzielamy obsługę magazynu od pracowników zewnętrznych.
  2. Po stronie magazynu pozostaje komputer stacjonarny oraz drukarka.
  3. Po stronie zewnętrznego pracownika (kierowcy) umieszczono drugą drukarkę oraz tablet.


2. Magazynier załącza skan dokumentu (np. dokument wydania) lub wybiera załączony wcześniej w procesie dokument.

3. Po załączeniu dokumentu pojawia się podgląd dokumentu, a użytkownik wskazuje na nim miejsce, gdzie chciałby się podpisać lub dodać datę/godzinę oraz oznaczyć dodatkowe cechy specyficzne dla danego dokumentu.





4. Magazynier zatwierdza podpis i w tym momencie na urządzeniu po uprzednio naniesionym podpisem i/lub adnotacjami magazyniera.

5. Kierowca również wskazuje miejsce podpisu i zatwierdza. Na podglądzie dokumentu widać już wcześniej naniesione uwagi i podpisy. Kierowca w celu uproszczenia obsługi widzi podgląd dokumentu wskazanego przez magazyn.

6. Po tej operacji system dodaje pieczątkę na dokumencie i archiwizuje go w bazie danych.

7. Po obu stronach następuje wydruk dokumentów. Każdy z użytkowników otrzymuje swoją, obustronnie podpisaną kopię bez konieczności kontaktu.

8. W tym samym momencie odbiorca towaru widzi podpisany dokument w systemie oraz jako alternatywa może go otrzymać mailowo na wskazany adres. Dzięki temu Odbiorca dostaje informacje o wydaniu oraz ewentualnych rozbieżnościach względem zamówionych ilości i innych uwagach już w momencie załadowania auta w magazynie partnera.

9. Odbiorca w dogodnym dla siebie momencie wybiera dokument do podpisania i postępuje analogicznie do działań obsługi magazynu.

10. Dokument jest archiwizowany automatycznie po stronie odbiorcy i możliwy do podpisania za pomocą myszki lub ekranu dotykowego. Tak podpisany dokument trafia automatycznie do archiwum Dostawcy i obieg się zamyka.



Ważne: W trakcie całego procesu nie wykonano ani jednego skanowania i nie wysłano ręcznie ani jednego emaila, żeby dokument z kompletem podpisów został zarchiwizowany w postaci elektronicznej, zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy.


Obejrzyj film i zobacz jak działa system rezerwacji okien czasowych Time Slots





Korzyści z wdrożenia elektronicznego systemu podpisów w magazynie:

Pandemia COVID
  • Minimalizacja kontaktu bezpośredniego
  • Minimalizacja kontaktu pośredniego poprzez używanie tej samej infrastruktury (papierowe dokumenty, długopis, urządzenia elektroniczne, komputer, tablet, drukarka, itp.)
  • Elektroniczny nadzór nad kompletem podpisów
Finanse
  • Brak konieczności skanowania podpisanych dokumentów (np. w celu archiwizacji lub wysyłki e-mailowej np. do końcowego odbiorcy dokumentu)
  • Automatyczna zmiana szablonów dokumentów dla wielu lokalizacji (brak konieczności dostarczenia do zakładów produkcyjnych nowych szablonów do podpisu)
  • Możliwość wydruku na dowolnym PDF – zarówno dołączanych z dowolnego systemu jak i drukowanego z dowolnego oprogramowania
Ekologia
  • Redukcja wydruków papierowych
Czas
  • Możliwość równoległego procesowania tego samego dokumentów przez kilka osób
  • Dokument nie „jedzie” z towarem, jest dostępny w czasie rzeczywistym
  • Elektroniczna archiwizacja podpisanych dokumentów

Formularz kontaktowy

Imię i nazwisko:
E-mail:
Telefon:
Tytuł:
Wiadomość:

*Wyrażam zgodę na przetwarzanie podanych przeze mnie w formularzu danych osobowych przez PRODEFINITY SP. Z O.O. z siedzibą we Wrocławiu 51-126, przy ul. Bernardyńska 4/311 tj. administratora danych osobowych, zgodnie z z art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. , w celu obsługi mojego zgłoszenia. Przyjmuję do wiadomości, że administrator danych osobowych zapewnia realizację pełni przysługujących mi uprawnień, w tym żądania dostępu do danych, ich przenoszenia, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania, a także prawa do wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania. Wszelkie uwagi można kierować mailowo na adres: rodo (at) prodefinity.com